ELO Digital Office – Kreditoren-Workflow
Die SABAG Gruppe mit Hauptsitz in Biel ist das grösste schweizerische Familienunternehmen im Baustoffhandel. Ihr Name steht seit 1913 für konstruktive Innovation in den Bereichen Küchen, Bäder, keramische Platten und Natursteine, Parkett, Holz und Baumaterial. Um hochstehende Qualität und termingerechte Lieferung zu einem fairen Preis gewährleisten zu können, setzen sich an 43 Standorten und 23 Ausstellungen über 1000 Mitarbeiter ein, damit Sie als Bauherr oder Profikunde kompetente Beratung und qualitativ hochwertige Ware erhalten.
Herausforderung
In der Administration solIen vermehrt Synergien für die verschiedenen Standorte und Mandanten – insbesondere beim Kreditoren-Workflow – genutzt werden. Verschiedene Workflow Typen inkl. Bestellungsabgleich sollen vereinfacht und effizienter gemacht werden. Die riesige Menge an Rechnungen soll einfach und schnell verarbeitet werden können. Mit der automatischen Übergabe an
Microsoft Dynamics AX sollen Mehraufwände reduziert und ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden.
Lösung
Der Optive Barcode Server und die ELO DropZone erlauben es, Dokumente einfach im Archiv abzulegen und einen passenden Prozess zu starten. ELOprofessional mit der intelligenten Dokumentenerkennung ELO DocXtractor erkennt die Rechnungen automatisch. Alle relevanten Daten der Rechnung werden in einem sehr hohen Mass erkannt und klassifiziert. Durch die Lernfähigkeit des Systems wird die automatische Vollverarbeitung laufend verbessert.
Mittels ELOprofessional Workflow können die Anwender die Rechnungen freigeben, kontieren, Projekten zuweisen usw. Ist eine passende Bestellung im System hinterlegt, werden die Rechnungen automatisch über die integrierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics AX übertragen. Bei Teillieferungen auf Warenrechnungen können Produktzugänge direkt in ELO zugewiesen werden,
um ein nochmaliges Bearbeiten in Microsoft Dynamics AX zu reduzieren.
1. Bequeme Ablage
Dokumente können vielseitig in ELO abgelegt werden. Es kann an jedem Stockwerkkopierer eine Rechnung in den Rechnungslauf gescannt werden. Weiter kann ein Anwender über die ELO DropZone eine elektronisch erhaltene Rechnung direkt an den Rechnungsprozess übergeben.
2. Intelligente automatische Kreditoren Erkennung
Die qualitativ hochwertige, lernfähige Erkennung findet die kompletten Rechnungsdaten (Rechnungsempfänger, Lieferanteninformationen, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, MwSt. Beträge und Satz, VESR oder IBAN, Bestell-Nr. usw.)
beinahe mühelos mittels ELO DocXtractor.
3. Visierung über ELO
Per Email erhalten die Visumspersonen die Aufforderung zur Visierung von anstehenden Rechnungen. Im ELO Aufgabenbereich werden Rechnungen zum Visieren, Kontieren, Splitten usw. aufgerufen. Ähnliche Rechnungsbuchungen können als Buchungsvorschlag gespeichert werden. Bei Bedarf kann der Visierende den Workflow auch delegieren oder an andere Personen abgeben. Bestellinformationen werden direkt von einem Web Service aus Microsoft Dynamics AX abgefragt. Rechnungen auf denen eine Bestellnummer erkannt wurde und die betragsmässig mit der Rechnung übereinstimmt, können auch direkt ohne
zusätzliches Visum der Microsoft Dynamics AX Schnittstelle übergeben werden.
4. Schnittstelle zu Microsoft Dynamics AX
Als Abschluss des Prozesses werden die Buchungsdaten direkt in die Microsoft Dynamics AX Schnittstelle geschrieben. In der Schnittstelle findet eine zusätzliche Validierung statt und der Anwender kann beispielsweise bei den durch den Anwender
verursachte, logische Buchungsfehler nochmals eingreifen bevor die Rechnung endgültig verbucht wurde.
5. Weitere Dokumente
Lieferanten bezogene Dokumente oder Beilagen können für eine einheitliche Arbeitsweise einfach über die ELO DropZone archiviert werden.
Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement Vollgas geben möchten.
Über Optive
Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit der Firmengründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflow-Optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support.
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