Die Galliker Transport AG ist eines der führenden Logistik- und Transportunternehmen in der Schweiz. Mittlerweile hat das Unternehmen 21 Niederlassungen in 5 Ländern. Das 1918 gegründete Unternehmen wächst kontinuierliche und baut die internationale Tätigkeit stetig aus, dies unter anderem auch dank Ihrer 3 Grundsätze. Es ist und bleibt ein Familienunternehmen, welches auf Sauberkeit, Ordnung und Gradlinigkeit aufbaut. Dies zeigt auch die heutige Dimension auf. Mit über 3000 Mitarbeiter europaweit, über 100 Lieferwagen, knapp 1200 LKW’s und 1200 Trailer bringt die Galliker Transport Transportgüter täglich ans Ziel.
Herausforderungen
Die branchenbedingte Papierfl ut soll so weit wie möglich reduziert werden. Insbesondere betroff en ist die Rechnungsverarbeitung. Unterschiedliche Standorte, viele Personen sind involviert welche Rechnungen kontieren und freigeben müssen und das Resultat waren lange Durchlaufzeiten.
Lösung
Zu Beginn wurde ein zentraler Rechnungsposteingang eingerichtet, in welchen alle eingescannten Rechnungen aller Aussenstandorte einlangen. Durch die intelligente und selbstlernende Rechnungserkennung werden die Rechnungen automatisch erkannt. Hierbei erfolgt die Kontierung bereits bei der Rechnungsklassifi zierung. Der Abteilungsleiter wird aufgrund der durch die Buchhaltungsabteilung ausgewählten Rolle bestimmt. Grundsätzliche Freigaberichtlinien können jedoch nicht durch diesen Anwender übersteuert werden, sondern durch ein speziell für die Galliker Transport AG entworfene Freigabematrix vorgegeben. Ganz am Anfang des Visumsprozesses wird eine OP-Buchung in ABACUS erstellt, um immer einen möglichst akkuraten Überblick über die aktuell off enen Kreditorenrechnungen zu haben. Haben alle Visumspersonen ihre Freigabe erteilt, wird die Rechnung anschliessend durch die Buchhaltung freigegeben und die provisorische Buchung in ABACUS wird zu einer defi nitiven Buchung. Durch die Workflow-Übersicht in ELO ist das Überblicken der Rechnungen nun sehr einfach.
Highlights
1. Enterprise Content Management (ECM)
Als Basis dient die ELO ECM Suite als vollwertiges Enterprise Content Management. Aufgeteilt unter den 3 Komponenten, dem gesetzeskonformen, revisionssicheren Archivserver (GeBüV), dem integriertem Dokumentenmanagement (DMS) und der Workflow Komponente. Alles aus einer Hand, die ELO ECM Suite bietet hierfür die Grundlage zur Digitalen Büroorganisation.
2. Kreditorenautomatisierung ABACUS
Elektronische und physische Rechnungen werden durch die intelligente Rechnungserkennung ELO DocXtractor und der in ELO integrierten Workflow-Komponente verarbeitet. Mit dem Optive Mail-Connector wird ein zentrales Postfach geprüft, die Anhänge extrahiert und die Rechnung automatisiert zur Erkennung weitergeleitet. Es erfolgt eine provisorische Buchung in Abacus. Mit dem im Workflow integrierten Kontierungsformular erfolgt die Vorkontierung, immer in Abgleich mit den Kreditorenstammdaten aus ABACUS. Nach der Kontierung und Freigabe werden anschliessen alle Daten ans ABACUS übergeben und die definitive Buchung erfasst, welche dann nur noch zur Zahlung freigegeben werden muss.
3. Zollbelege automatisiert abholen und versenden
Das in ELO integrierte Kundendossier holt die Zollbelege automatisiert ab und versendet diese nach der Ablage automatisch an den Kunden per Mail. Zudem ist der externe Zugriff für die mobilen Endgeräte für die Zollbelege realisiert.
4. Anbindung Middleware Lobster
Für die Massenverarbeitung und Zugriff auf Dokumente, Fotos und Videos wird die zentrale Middleware Lobster als Datendrehscheibe verwendet. Die interne IT von Galliker bindet ELO darüber auch in diverse App’s und Softwarelösungen ein.
5. Entlastung der ABACUS Datenbank
ELO 4 ABACUS übergibt die Dokumente an ELO (Entlastung der Datenbank von ABACUS), reichert sie mit Metadaten an und stellt sie ABACUS wieder zur Verfügung.
Funktionsübersicht der ELO 4 ABACUS Schnittstelle
Sie wollen Ihre Prozesse digitalisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig.
Selbstverständlich unterstützen wir auch Sie gerne, wenn Sie mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS/ECM/EIM) Vollgas geben möchten.
Über Optive AG
Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als
Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM/EIM), der Archivierung und der Workflow-optimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support, wir begleiten Sie auf dem Weg zur Digitalen Büroorganisation.
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